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提高短期和长期生产力和效率的11个小贴士

想要最大限度地利用你的时间是正常的。我们生活在一种痴迷于生产力的文化中,任何人梦想更有效率的生活都是难辞其咎的。我坚持认为,记住为什么你想要更有效率是很重要的。例如,有些人想快点把工作做完,这样回家后就可以把所有的工作都抛在脑后。其他人想赚足够的钱来支付账单,但节省足够的时间和精力去追求一些其他的激情,无论是创造性地写作,创办一家新公司,还是花时间和家人在一起。

高效就是最大限度地利用你所拥有的时间。它不一定–也不应该–仅仅是为了工作的目的。

时间管理专家、作家劳拉·范德卡姆在她的书《我知道她是怎么做到的》中写道:“一周有168个小时。如果你每晚工作50个小时,每晚睡8个小时(每周总共56个小时),那么剩下62个小时用来做其他事情。”

这11个小贴士将在短期和长期内提高你的工作效率。

  • 1.记录你的时间

你知道你是怎么打发时间的吗?如果不是,你怎么能从中得到更多呢?

从跟踪你的时间开始,至少持续两周。为什么是两周?在第一周,你会意识到你在做什么,并会得到不公平的结果。第二周会给你一个更准确的表述。

有三种主要的跟踪时间的方法,我会马上总结一下。但在此之前,你必须知道时间跟踪不一定要精确到分钟。只要粗略地观察一下你什么时候开始和停止工作,什么时候休息,你的用餐时间,你花在家务上的时间和闲暇时间,等等。

时间跟踪的三种主要方法是:

  1. 时间估算
  2. 时间日志
  3. 和自动化应用程序。

时间估计使用回顾的方法。当你在一周结束的时候,你会回想你做了什么,并估计每项活动花费了多少时间。然后,你对这些时间进行分类和统计,尽管这对你来说是有意义的。时间估计通常是不准确的,因为你只写下你主观上记得的,而且往往是在事实发生后几天。

文章:《提高短期和长期生产力和效率的11个小贴士》_配图

第二种方法–记时间日志–更准确。你填写一张每天的时间表,上面显示15分钟或30分钟的增量。所以从早上8:00到8:30,你大概在做什么?最好是在一天中填写你的时间日志,尽管你也可以在一天结束时这样做。你决定如何最好地对时间进行分类并将其相加,但这对你来说是最有意义的。

文章:《提高短期和长期生产力和效率的11个小贴士》_配图1

最后一种方法是使用自动化应用程序,这是最准确的,但这些应用程序捕获的内容有限。例如,它们很擅长捕捉你是如何在电脑上度过时间的,但不是在其他任何地方。如果你只关心你在电脑前的工作效率,那么这些应用程序非常有用。我最喜欢的应用程序是RescueTime。它跟踪你使用的程序和你访问的网站,并自动对它们进行分类,你可以调整和定制它们。

您可以使用多种方法。例如,我建议使用应用程序和时间日志。无论你选择哪种方法,最重要的一步是回顾你是如何度过时间的,并反思你是否想要这样度过时间。你有没有把时间花在你希望自己没有的方式上?你是不是把你的闲暇时间分割成碎片,这样就不会感觉很充实了?通过回顾你实际是如何度过时间的,你可以更清楚地看到你想要改变的是什么。

  • 2.制定待办事项清单

写一份待办事项清单,并学习一些如何制定一份好的、高效的待办事项清单的小贴士。使每个条目都具体化并具有可操作性。只写下将在某一天完成的事情,而不是需要几天才能完成的任务。当你的清单看起来对今天来说过于雄心勃勃时,把最重要的任务保留下来,把其他的事情推到另一天去做。不要试图一次承担太多的任务。

待办事项列表应用程序比比皆是,所以选一个你喜欢的吧。如果你不喜欢一款应用程序的外观,不要害怕拒绝它!设计很重要。如果你讨厌它看起来的样子,你会讨厌看你的待办事项清单,这是不好的。

  • 3.首先回顾你的日历和待办事项

如果你的一整天都被一场你完全忘记了日程上的会议所占用,那将是一场高效的噩梦。不要让这种情况发生。

每天早上第一件事就是检查你的日历和待办事项清单。试着把它变成一种习惯,在你做其他一些习惯的同时,比如坐下来喝第一杯咖啡,或者就在你登录工作电子邮件之前。

查看你的日程表和待办事项只需要不到一分钟的时间,而且它可以防止你在以后偏离轨道。包括Todoist(如下所示)在内的最佳待办事项列表应用程序有一个特殊的视图,只显示你今天指定要做的事情。

文章:《提高短期和长期生产力和效率的11个小贴士》_配图2

  • 4.保护你最有效率的时间

问任何一个成功的有创造力的人,他们是如何找到时间写电影剧本、画肖像、放音乐,或者做任何他们所做的事情,他们很可能会告诉你一个愚蠢的规则:从坐在椅子上开始。

当然,这不是坐下来那么简单。时机也很重要。对于大多数人来说,一天中最有效率的部分是在早上–不是在你醒来后立即,而是通常在午餐时间之前。把这些时间用在最重要的工作上!那就不要安排会议了。不要查看电子邮件。不要在社交媒体上追赶。相反,如果你是个夜猫子,用同样的方法保护你的深夜。然后把你的屁股放在椅子上。

  • 5.定期与自己签到

“我在做我说过的今天要做的事吗?”工作效率高的人会定期检查自己。这就是他们保持在正轨上的方式。这里有几种方法可以让你自己定期签到。

在工作中,每天告诉你的同事或老板你的打算是什么。你希望做些什么呢?你会先做什么?最好是你可以写下来,也许是在Slack或你使用的任何团队消息应用程序中。然后,当你发现自己注意力不集中,拖拖拉拉时,回到你的日常信息中,检查一下:我说过我要做什么?现在重新调整自己,做其中一项任务。

如果你独自工作,写下你今天只打算做的事情,放在手边,这样你就可以在一天中参考它。(在下一篇技巧文章中,我将更详细地谈到做同样的事情。)你写下的东西可能与你的待办事项清单上的不同,这本身就是一个很好的签到。为什么它们是不同的?什么没排好队?

另一种定期签到的方法是设置计算机的日期和时间首选项,以宣布整点的时间。每次发生这种情况时,都要检查一下自己。你还在执行任务吗?你应该休息一下吗?

  • 6.从pomodoro的角度思考

你听说过波莫多罗技术吗?这是一个提高效率的技巧,它让你勤奋地工作大约25分钟,不间断地工作(称为工作会议),然后短暂休息大约3到5分钟。你重复这个循环,在4个循环之后,你需要更长的休息时间。这个名字来自弗朗西斯科·西里洛,他写了一本名为《波莫多罗技巧》的书

他在书中解释了如何使用西红柿形状的厨房计时器来计时工作时间和休息时间;pomodoro是意大利语中西红柿的意思。

这个技巧最重要的部分是你在开始之前做了什么:你写下了你在工作会议期间要做的事情。我强烈建议把它写下来,而不是只在你的脑海里思考。要想让这项技术成功,你必须清楚地知道你在每一次工作中的意图。

文章:《提高短期和长期生产力和效率的11个小贴士》_配图3

你不需要厨房定时器就可以使用Pomodoro技术。相反,您可以使用Cirillo提供的Web应用程序Timer

他自己(如上图所示)或插件,我最喜欢的是严格工作流。插件的独特好处是,它们中的大多数可以在您的工作阶段将您锁在分散注意力的站点之外。说到这个..。

  • 7.积极控制分心

如果你知道你很容易被网站分散注意力,无论是社交媒体还是新闻,当你试图提高工作效率时,你可以主动阻止自己访问它们。

一个名为StayFocusd的Chrome扩展阻止了你在应该工作的时候访问分心的网站,而且与严格的工作流不同,StayFocusd在你设定的任何时间都会把你锁在外面,比如每个工作日的9:00到5:00。当你需要工作或学习时,它可以防止你在Twitter上乱转或沉迷于Reddit,或者它可以限制你每天在Facebook上的时间不超过30分钟,随便你想要什么。只需告诉它最吸引你的域名,并设定你的时间表。

  • 8.强迫自己休息一下

永远不要低估休息的重要性。休息就像睡觉;你在做任何一件事时都不会有效率,但两者都是长期保持高效的关键。如果你工作时间太长而没有适当的休息时间,你就会更快地精疲力竭,或者冒着伤害自己的风险,最终你的整体工作效率会大大降低。

文章:《提高短期和长期生产力和效率的11个小贴士》_配图4

Time Out Free是一款Mac应用程序,它会在你设定的时间间隔内将你锁在整个电脑之外。Windows和Linux用户可以尝试免费的Work Rave

作为一种选择。还有许多其他方法可以提醒自己休息,比如在工作时喝大量的水,这样你就不得不更频繁地起床去上厕所。任何有健身追踪器或智能手表的人都可以尝试启用移动提醒,如果你长时间坐着不动,这种提醒会导致手表振动。

  • 9.为你的生产力和创造力做更多的事情

有些休息时间应该很短,这样你就可以快速回到工作状态。但每天至少有一次休息应该包括从椅子上站起来,活动一段时间。久坐不动对你的工作效率和身体健康都不好。对于大多数人来说,步行是最简单的选择,但如果你不能走路,任何你可以坚持大约20分钟的低影响体力活动都应该可以。

此外,斯坦福大学的研究人员还表明,走路能促进创造力。这对你的健康和大脑都有好处,因此对你的生产力也有好处。我已经养成了在午餐时间步行30分钟的习惯,这样我的工作日就会分开,但要选择最适合你的时间和持续时间。

  • 10.奖励完成任务的自己

比方说你比预期提前半小时完成了一项任务。最有成效的事情就是迅速地去做下一份工作,对吗?不对。

当你按时或提前完成任务时,奖励自己。买杯咖啡。在推特上发布你的成功。涂鸦。给朋友发短信。或者只是享受这一刻。在这里,你有机会养成奖励良好行为的习惯。这是积极的强化。从长远来看,如果你奖励自己完成了一项出色的工作,而不是用新的(和计划外的)工作来惩罚自己,你会看到更好的结果。

  • 11.为睡眠和放松节省时间

睡吧。睡好。好好睡一觉。当睡眠不足时,没有人是最有生产力或效率的。

另外,不要把每一天的每一刻都记录下来。研究(在《稀缺性:为什么拥有太少意味着这么多》一书中解释了大部分)表明,当资源耗尽时,您的精神带宽会受到影响。当这些资源是时间、金钱或其他资源时,这是真的。当我们经历匮乏时,我们就不再以最好的状态运作,我们的决定和行动就会受到影响。所以,给你的日程表留出足够的回旋余地,从而留出一些空闲时间。给自己留出一些计划外的时间。

最后,记住永远把自我照顾放在生产力之前。如果你不先照顾好自己,你就不能为别人做任何事!

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编译:盼盼云笔记

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