每个人都有商务旅行的恐怖故事。有一次，一位酒店接待员说，我想在预订前一整天办理入住手续，但当晚他们没有我的房间(结果我和一位非常慷慨的同事睡在一起，他有一张多余的床)。一位前同事在俄罗斯滞留了大约一周，原因是与飞机舱单和签证有关的一些令人费解的混淆(或者他可能没有行贿)。最近，我的一个朋友没有被告知早上9点。会议涉及上午7点。船到了现场，她迟到了两个小时。
商务旅行可能而且确实会出错，尽管你准备得越多，打嗝的几率就越低。如果你有一段时间没有出差了，你可能记不住所有的事情，甚至连收拾行李的正确方式都不记得了！这里有一些小贴士和提醒，可以在你下次出差前复习一下。
1.确认您的所有预订
我是不是去了一个机场，却发现一张我以为已经被旅行社或赞助商预订的机票只是被预订了？却从来没付过钱？然后我不得不转身打了辆出租车回家，而不是去出差？呃，是的。
务必在旅行前至少48小时确认您的预订。“确认”的意思是采取额外的步骤，以确保每件事都得到核实。对于机票，在网上查询你的名字旁边的预订参考号码，以确保你的机票已经购买，而不仅仅是预订。对于酒店预订，直接打电话给酒店，仔细检查日期和地址；如果你需要特殊的住宿，比如无障碍房间或用于药物治疗的冰箱，也要确认这些细节。租车预订、火车票和其他出行方式也是如此。提前两天解决问题比当场解决要容易得多。
2.不要满足于中途停留时间少于3小时
当我在写这篇文章的时候，我邀请同事们分享他们商务旅行的恐怖故事。其中涉及的机场仪表板数量惊人，令人喘不过气来穿过拥挤的航站楼，任何一个单独看过Home的人都能生动地描绘出这一幕。
在预订商务旅行时，不要满足于中途停留时间少于三个小时，无论是你还是其他人(比如旅行社)安排了行程。几年前的建议是不同的，但现在取消和延误的航班增加了11%，与大流行前相比，三个小时是最低要求。
当你第一次拿到商务旅行的行程时，仔细检查一下中途停留的时间，如果你被要求在时间不足的情况下转机，不要批准机票。取而代之的是要求一个新的行程。到达机场时，如果你熟悉机场，就提前两个小时到机场，如果不熟悉，就提前三个小时计划。
3.更新您的身份证
如果你最近几年出差不多，请在预订机票或国际旅行前检查护照和其他身份证的有效期。给自己留出充足的时间来续签这些个人文件，因为自新冠肺炎疫情爆发以来，一些机构在人手短缺后，仍然落后于处理时间。
对于护照来说，无论你进行哪种旅行，给你信任的人留下一份你的身份证页的黑白复印件总是明智的。你也可以为自己保存一份数字副本，只要你把它放在安全的地方。例如，将副本存储在使用加密的云服务上是可以的，而设置密码保护更好。如果您的护照丢失或被盗，您可以获取该页面的详细信息，这将帮助最近的使领馆注销旧护照，并更快地为您签发新的紧急护照。
4.向您的IT团队了解需求
要在出差时连接到所有用于工作的服务器和系统，您需要什么？如果您已经有一段时间没有出差了，那么您的组织的IT团队有可能已经加强了其策略。您需要特殊的VPN连接吗？你的机器会自动启动它认为不安全的任何Wi-Fi吗？出差前请咨询您的IT团队。如果你被锁在电子邮件、Slack或你的团队使用的任何其他沟通工具之外，向某人索要可以帮助你的电话号码也没有坏处。
5.随身携带小费小费
你知道吗？当你离开酒店时，你应该给清洁工小费。我经常遇到一些人，他们从来没有学过这条小费规则。虽然给小费并不是全世界的风俗，但在美国和加拿大，你真的应该每天给酒店工作人员几美元小费。在其他国家，这可能是意想不到的，但它总是受到赞赏。退房时只需在房间里留一些现金就可以了。如果有文具，在一张纸条上写上“谢谢！”工作人员知道这是做什么用的。
如果你需要托运行李，你可能还需要现金给酒店的服务员小费。或者，如果你开车去参加一个商务会议，那里只有代客泊车，那该怎么办？如果你通常不带现金，你应该去自动取款机那里按要求发放小额钞票，或者去你当地的银行分行取一些一美元和五美元的钞票。
6.在充电器和设备上贴上标签
如果你要参加一个会议或大型商务会议，很有可能很多人都会有和你一样的充电器和电缆。所以，给自己贴上标签吧。没有人会后悔拥有一家标签制造商。用你的名字做一些标签，并在你的充电器、USB块和其他你不想丢失的东西上贴上标签。
7.脱机保存文件和重要信息
许多人知道，当他们在旅行时，他们可以离线保存Google Docs，并下载网页和文章供以后阅读。对于商务旅行，你还应该保留你的行程和日程表的离线副本。能够在手机或笔记本电脑上快速调出确认号码或下次会议的地址，而不一定需要Wi-Fi或数据连接，这真的很有帮助。有一些好的旅行应用，比如TripIt和TripCase，可以为你整理完整的旅行行程和时间表，尽管如果你愿意，把细节放到Word文档或笔记应用中也是完全可以的。
有时，当我有几分钟空闲时间时，比如在等待登机时，我会打开重要信息，用手机截图。这样，信息就会保存在我的照片中，只要我的手机充电了，我就可以打开它。
8.收取收据
我整个成年生活都在寻找一种聪明而有效的方式来记住在出差时总是要拿到收据。一旦我收集了收据，我就很擅长将它们数字化，因为我长期以来一直有一个使用扫描应用程序和无纸化的过程。最难的部分是在购买时要记得要收据。我尝试过不同的策略，比如在钱包旁边放收据的小信封，这样当我把手伸进手提包时，我会看到信封，它会触发我的记忆，说：“请给我一张收据好吗？”但在非接触式电话支付相当普遍的情况下，这一点已经不再有效。如果你真的用手机付款，你至少可以打印存储在手机钱包里的交易记录。这不是一张正式的收据，但它是紧随其后的第二张。
大多数组织会允许你提交一份费用报告，即使你没有每一笔旅行费用的收据，只要费用低于一定的美元金额。有收据总是最理想的，但如果你遗漏了一两张收据，只需问问你是否可以在没有收据的情况下提交费用。
9.打包备用电池
在这个便利的时代，航班延误、火车失速、电梯卡住等等都会给你带来不便，这真是令人讨厌。手头有备用电池，也被称为便携式充电器或电源库，可以让你恢复耗尽的设备。确保你带的电池的端口与你的充电电缆相匹配，无论是USB还是USB-C。这样一来，你就不用在没有手表、手机、电子阅读器、平板电脑、无线耳机或其他需要充电的东西的情况下工作了。
10.对于非常重要或有压力的旅行：将关键信息打印在纸上
如果你不在家，你的设备崩溃或被盗了，你会怎么做？或者是停电，让你中断了一整天或更长时间的联系？你知道你在哪里，做什么，给谁打电话，或者怎么回家吗？如果你非常谨慎，除了你的数字副本之外，你还会把关键信息保存在纸上，以备此类活动之用。
大多数人认为打印每次旅行的地址、电话号码、航班行程等等太夸张了，但你可能会为最重要或最有压力的旅行打印地址。例如，我曾几次因为伴侣的工作而移居海外，这也算商务旅行。我们养了宠物。当我们搬家时，对我来说，确保保存每一份文书工作都是值得的，一式三份。试着进入一个没有活体动物的外国。有些时候，你不想留下任何偶然的东西，那就是你应该打印关键信息的时候。
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编译：盼盼云笔记
