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组织你的生活:如何用谷歌日历计划你的一周

大多数人可能会更有条理,特别是我们这些在家工作和/或经营企业的人。幸运的是,我们都可以访问谷歌日历。它是免费的,可以与其他日历和工作效率应用程序同步,比如Trello或Contation,而且相对容易使用。超越手写的待办事项清单;下面是如何使用谷歌日历来计划你的一周。


  • 安排好你的一周

文章:《组织你的生活:如何用谷歌日历计划你的一周》_配图

许多人使用日历应用程序来跟踪约会或Zoom通话。这很好,但你还可以做更多的事情。使用谷歌的日历应用程序作为计划程序,你可以:

  1. 制作数字待办事项清单
  2. 创建事件和任务
  3. 颜色编码项目
  4. 设置提醒

您还可以添加扩展以扩展其功能。有些是美观的,比如让你设置背景图像的那些

或者选择谷歌为颜色编码提供的标准颜色之外的颜色。其他人可以与Join.Me等视频会议应用程序集成。


  • 创建任务列表、日历和类别

文章:《组织你的生活:如何用谷歌日历计划你的一周》_配图1

在制定时间表之前,问问自己平时都做些什么。这听起来很简单,但是写下常规的任务和重要的事项,比如会议,会帮助你更好地管理你的时间。你可以从创建一个待办事项列表开始。

客户关系管理公司铜业内容营销经理Katrina Oko-Odoi建议

人们“着眼于长期和短期。记录下你需要完成的项目或任务,即使你不需要在今天或本周完成它们。对于较大的项目,试着把它们分解成可行的步骤。这会让你更容易在日历上画出时间。”

你可以使用其他链接到谷歌日历的工作效率应用程序来创建你的清单,或者只使用谷歌任务

为了简单起见。任务可以从任何谷歌工作空间应用程序访问,如Drive、Calendar或Keep。单击右侧菜单栏上的蓝色复选标记图标进行访问。

用任务来草草写下你知道的一周内你必须做的事情的清单,没有特定的顺序。完成后,单击它们并将其作为新任务拖到日历上的特定日期。例如,如果你知道你想在一周内阻止锻炼的时间,你可以创建一个名为“锻炼”的任务,然后将其拖到所需的日期和时间。

文章:《组织你的生活:如何用谷歌日历计划你的一周》_配图2

按列表对任务进行分组,以便更轻松地跟踪它们。例如,你可以列一个名为“家务”的清单,用来记录日常的家务活,或者“生活管理”,比如查收电子邮件和安排约会。如果你想在浏览器中的任何地方自由地添加和组织任务,可以查看一下扩展程序,比如Chrome版的Tasksboard应用程序。

谷歌日历还允许你为你生活的不同方面创建不同的日历。您可以有一个用于工作的日历和一个用于个人事件的日历,其中填充了与每个类别相关的任务。如果你的日历主要用于工作,试着为重要的会议制作日历,一个用于项目截止日期,另一个用于工作事件,以使你的工作生活更有条理。特定的日历可以从左侧的侧边栏打开和关闭。

要创建新日历,请单击左下角其他日历部分旁边的加号(+)图标,然后选择创建新日历。为日历添加名称,编写描述,并分配所有者(如果多个人使用同一个Google帐户)。


  • 添加到您的日历

文章:《组织你的生活:如何用谷歌日历计划你的一周》_配图3

将新任务、事件或提醒添加到日历很容易。点击并拖动你想要添加的特定日期,就会弹出一个新的框,你可以在其中填写具体信息。或者,只需单击左上角大加号旁边的创建按钮。

如果要将任务设置为重复,请在显示不重复的位置单击该任务的时间。将打开一个下拉菜单,其中包含一系列选项,您可以选择重复该任务。根据待办事项的不同,您可以将其设置为每天、每周、每月或在一周中的特定日期重复。你可以为你的锻炼任务设定一个时间,它会在接下来的每周都显示出来。

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用颜色标记你的日程表可能看起来没有必要,但它有助于让事情保持井然有序,这样它就不会变得不堪重负。创建新任务或事件时,您将看到一个默认为蓝色的圆形图标。单击它可更改日历上显示的颜色。

不喜欢你看到的选项吗?如果您有其他颜色的扩展,安装后,单击颜色框中的加号图标,然后从Google的颜色选择器中插入十六进制值。


  • 每周计划的最佳实践

在填写日程表时,Oko-Odoi建议首先添加“没有商量余地”。这些是必须在特定时间和日期进行的约会、会议和其他活动。然后,你可以从你的待办事项列表中填写其他要点,从谷歌任务或任何其他连接的应用程序或扩展程序中提取这些要点。

从最重要的事情开始,留出足够的时间,这样你就不会匆忙或在一天内被太多的任务淹没。如果你正在做一些特别密集的事情,试着把它分成几天的时间块。尝试这两种类型的时间阻塞,以获得你喜欢的感觉,然后运行它。

例如,工作效率YouTuber Jules Acree在她的日历上将某些日子标记为“土豆日”,而其他日子则被标记为“创造日”。在“土豆日”,Acree处理编辑任务和其他不需要出现在镜头前或看起来很花哨的待办事项。创作日是拍摄视频和/或开会的日子。

要像她那样为每一天创建标签,只需将持续一整天的事件添加到您的日历中,并按此进行标记。Acree还用亮黄色对截止日期进行颜色编码,以便突出它们–这对分配自己的工作时间表的自由职业者特别有用。如果你想看到她进一步打破她的组织哲学,看看上面的视频。

确保你有足够的时间休息。连续工作五个小时在纸面上看起来很好,但如果你不偶尔抽出一点时间来后退一步,最后你会筋疲力尽的。提醒功能在这里派上了用场–如果你是那种忙于工作的人,试着在你的工作日安排伸展休息提醒。

为通话安排几段时间,包括提前准备几分钟。这样一来,你就可以在不同的任务之间进行解压,并在需要调用Zoom时全神贯注。您可以将这些块称为“准备时间”,并以不同于其他块的颜色对它们进行编码。

最后,有时事情不知从哪里冒出来的。当这种情况发生时,你需要时间来处理它。尽量留出时间,以防你接到一个意外的电话,或者不得不跳到一项计划外的任务中去。做到这一点,你仍然有时间和空间把你的主要待办事项放在罐子里。


  • 你自己试试吧

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你使用谷歌日历的次数越多,组织你的一周就越容易。学习使用快捷键等快捷键,将帮助你直观而简单地计划你的一天。简单地说,使用谷歌日历计划你的一周的基本原则是:

  1. 列出你的任务,并找出哪些是重复出现的
  2. 对这些任务进行分类
  3. 为这些类别创建日历
  4. 在日历上填上你的任务
  5. 按类别对项目进行颜色编码

如果你不确定这个系统是否适合你,试一周找出答案。打开谷歌日历,切换到周视图,然后跳到下一周。你可能还需要一些额外的帮助来消除干扰,避免拖延症,防止疲劳来保持工作效率。

填写你计划的每周日程表,看看坚持你的计划是多么容易。如需更多,请查看这些日历提示和谷歌自己的指南。

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– – 转载请声明来源:www.lanpanpan.com – –

编译:盼盼云笔记

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