帮助你征服电子邮件的25个Gmail小贴士

Gmail已经走过了很长一段路。它并不完美,偶尔会在整个用户群中引发愤怒的涟漪。但坦率地说,使用Gmail,你可以免费获得很多东西。

作为一款网络应用,Gmail是一项持续不断的工作,但其背后的力量是惊人的。当然,有很多新的浏览器插件和扩展程序可以专门增强Gmail,远远超出其原始参数。然而,并不是Gmail中的每一项高级用户技术都需要特殊的附件。不需要安装额外的东西,很多事情都是可能的。

即使掌握一些设置,也能帮助你充分利用Gmail的基本功能。我们开始吧。


1.改回原样

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这段重点介绍了多年来Gmail在外观上的一些变化。最大的转变之一发生在今年夏天,谷歌再次试图让Gmail用户参与到聊天、会议和空间等工具中来。

但你可能不喜欢这些变化。如果是,则通过单击屏幕顶部的齿轮/齿轮图标返回以访问快速设置。在顶部,如果您使用的是新视图,则会显示“您正在使用新的Gmail视图…返回到原始视图。”点击它。同样,如果您使用的是旧视图,则可以转到新视图。然而,要知道,谷歌最终会强迫所有用户使用新的Gmail视图。所以说真的,你不妨习惯一下。

你也可以使用快速设置来去除一些聊天、空间和会议的图标,如果你从来不使用它们的话。在“Gmail中的应用程序”下,点击“定制”。


2.快捷小抄

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Gmail的键盘快捷键比比皆是,你可以做任何事情;很多只需要按一个按钮(例如,按下C键就可以打开一个撰写窗口)。按Shift+?去看他们所有人。要更改快捷键,请选择查看所有设置>键盘快捷键。您在此处创建的任何新快捷方式都将覆盖默认设置。单击底部的保存更改以使其保持不变。


3.使用多个账户

如果你是谷歌的超级粉丝,并且有多个谷歌/Gmail账户(甚至是工作中的谷歌工作空间账户),你就没有必要不停地登录和注销。在桌面上(使用Chrome、Firefox或Edge),您可以一次登录多个帐户。每个人都可以占用一个选项卡并保持登录状态。点击右上角您的帐户头像,然后选择添加另一个帐户。然后,要在帐户之间切换,请再次单击您的头像,然后单击所需的帐户;不需要输入密码。默认帐户是您第一次登录时使用的帐户。

您也可以使用Chrome浏览器来保持您的多个帐户(或其他使用计算机的人的帐户)独立但可用

使用Chrome配置文件。单击浏览器窗口右上角的配置文件图标,单击铅笔图标为该配置文件命名,然后单击底部的添加。你将在这里获得一个新的Chrome个人资料登录页面。


4.将第三方电子邮件帐户添加到Gmail

你喜欢Gmail界面,但不想放弃你的Yahoo、iCloud或Outlook电子邮件地址吗?不成问题。谷歌允许你将第三方电子邮件账户添加到Gmail移动应用程序中,Gmail移动应用程序为这些账户带来了垃圾邮件过滤和选项卡式收件箱等谷歌功能。

你至少需要有一个Gmail账户才能使用它。要在移动设备上设置它,请在Gmail应用程序中点击您的头像,然后选择添加另一个帐户。选择要添加的帐户类型并输入凭据。然后,你可以一次访问一个收件箱,或者在手机或平板电脑上的一个统一收件箱中查看所有电子邮件。返回到头像,然后选择管理此设备上的帐户,以便稍后停用或删除帐户。

在桌面上,点击齿轮图标,选择查看所有设置>帐户和导入>检查其他帐户的邮件>添加邮件帐户。然后在弹出的窗口中,输入您要链接的电子邮件地址,单击下一步,然后选择将帐户与Gmail链接。


5.检查哪些应用程序可以访问Gmail

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将常用服务链接到Gmail可以节省时间,但你可能想偶尔检查一下哪些应用程序可以访问你的账户。去

我的账户.google.com/安全,向下滚动到具有帐户访问权限的第三方应用程序部分,然后单击管理第三方访问权限以断开任何不需要的应用程序。


6.稍后按计划发送消息

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现在内置了安排稍后发送消息的功能。编写您的消息,然后单击发送按钮旁边的下拉菜单箭头,然后选择一个快速计划选项或选择选择日期和时间以获取具体信息。


7.尽量保密

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Gmail的保密模式让你可以在一定程度上控制谁可以在你发送的电子邮件中看到你的信息,以及这条消息的可用时间。通过单击撰写窗口底部的保密模式锁定/时钟图标将其打开。您将获得在邮件上设置过期日期的选项;在该日期之后,邮件将消失,用户只会看到“邮件已过期”的通知。您还可以限制收件人可以执行的操作,例如锁定转发或下载附件的能力。


8.从不同的电子邮件地址发送

您可能有多个基于Gmail的帐户或同一帐户上的多个地址。在你的主Gmail中设置所有这些地址,让它看起来像是你从一个完全不同的账户发送的,无论是一直发送还是每条消息发送。进入[设置]>[帐号]和[导入]>[发送邮件方式],您可以添加多个电子邮件地址。如果你在一个账户上发送了很多邮件,但想要回复到另一个账户,这是很棒的。


9.不要只给垃圾邮件贴上标签,阻止发送器

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是不是有人在骚扰你?Gmail可以让你屏蔽个人发件人。在桌面或移动设备上,选择消息上回复箭头按钮旁边的三点菜单,然后选择阻止[用户名]。以后来自该电子邮件地址的任何邮件都将被直接发送到您的垃圾邮件文件夹。


10.取消订阅所有内容

收到一大堆时事通讯和其他你不想要的垃圾?大多数人在消息的底部都有一个取消订阅的链接。Gmail(手机和桌面)还会在邮件顶部贴上一个取消订阅链接,紧挨着发件人的名字,如果它能检测到邮件中的不明嫌犯链接。

为了方便清理,你可以在Gmail搜索中输入“unbecbe”。您将获得列出该单词的每条消息的列表。逐一检查。这就是在没有第三方服务的情况下批量取消订阅所能达到的最接近的程度。有关更多信息,请阅读如何从不需要的电子邮件中取消订阅。


11.如何在Gmail中“撤销发送”

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我们都知道过早点击电子邮件上的“发送”按钮会带来的恐慌。使用Gmail,可以增加一些缓冲时间来召回错误发送的消息。这项名为撤消发送的功能默认情况下处于打开状态,您无法将其停用。但你可以调整取消发送电子邮件的时间。单击设备图标并选择查看所有设置>常规>撤消发送,然后单击下拉菜单以选择您希望能够撤消已发送消息的时间(5秒、10秒、20秒或30秒)。然后滚动到底部并保存更改。每当你发送消息时,你都会看到一个黑框里的撤销链接,漂浮在桌面屏幕的左下角和移动设备的右下角。

如果您在时间用完之前单击该链接,您的消息将不会发出。你将有机会重新编辑或完全删除它。您还可以撤消丢弃,因此,如果您删除正在进行的邮件,请将其恢复并重新开始。


12.拖动消息或标签

Gmail有标签,而不是文件夹。它们在功能上是相同的,尽管对于那些习惯于整个文件夹范例的人来说,这是不舒服的。很容易将邮件从收件箱拖到标签上,从而将其归档,以供未来搜索。但如果收件箱中的邮件需要进一步注意,则向后操作:将标签从左侧边栏拖到邮件中。它保留在收件箱中,但已为将来的存档做好准备。


13.使用发送+存档

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通过单击撰写窗口右下角的更多选项菜单,在发送邮件之前为其添加标签。它在发送时会立即存档。要进行设置,请转到查看所有设置>常规>发送和存档>在回复中显示“发送和存档”按钮。如果你正在撰写的回复已经有标签,你会看到一个名为“发送+存档”的新按钮(尽管它实际上并没有说“存档”,但它会显示Gmail的存档图标:上面有一个向下箭头的文件框。)点击该按钮,整个线程将被存档到预先分配的标签。


14.获取无限电子邮件伪装/别名

Gmail会忽略电子邮件地址中的句号。因此,[受保护的电子邮件]就等同于[受保护的电子邮件],甚至是[受保护的电子邮件],它们都会流向同一个人。这一功能可能看起来毫无用处,但你仍然可以看到其中的模式,所以它对于新闻通讯或分享你的电子邮件地址非常有用–例如,你可以说出谁把你的名字卖给了垃圾邮件发送者。

Gmail也会忽略加号(+)后面的任何内容。因此,[受保护的电子邮件]和[受保护的电子邮件]会进入同一个邮箱。这个别名对于过滤邮件很方便,因为Gmail筛选器可以看到加号后的内容。因此,如果您注册了每个带有[电子邮件受保护]的新闻稿,您只需要过滤发送到该地址的邮件,而不是针对每个单独的新闻稿发件人。(缺点是,许多服务不允许使用带有加号等“可选”字符的电子邮件地址进行注册。)


15.增强你的搜索能力

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在Gmail中进行高级搜索的最快捷方式是点击搜索框中的设置图标,这将显示一个完整的搜索对话框。或者跳过该框并使用多个搜索运算符。Gmail支持,例如,键入“in:trash”和“in:spam”可仅搜索这些文件夹(通常会跳过它们)。或者将搜索限制为“in:inbox”。使用“Label:”后跟标签/文件夹名称可仅搜索该文件夹。“filename:”后跟实际文件的名称可以找到特定的附件。

使用减号(连字符)搜索一件事,而不是另一件事:“REDUTE-MOVICE”只会搜索到写着“晚餐”的消息,但会跳过任何提到的“电影”。另一个受支持的布尔运算符是“OR”(全部大写)。


16.在罐头里回应

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不要打字太多,尤其是一遍又一遍地打同样的信息。模板–以前被称为“盒装回复”–是重复、多余、重复的电子邮件的必备之物。通过打开它,查看所有设置>高级>模板>启用。向下滚动到保存更改,Gmail将重新加载。创建一封新的电子邮件,并输入录制的回复。点击消息右下角的省略号菜单,然后选择“模板”。在这里,您可以将刚键入的消息保存为模板以备将来使用,也可以将已保存的模板应用到当前窗口。如果您重写了录制的回复,请使用相同的名称重新保存它,以备将来使用。(有一个免费的扩展可以让这类事情变得容易得多,它被称为Magical-Text Expander&AutoFill,它不仅仅适用于Gmail。)


17.变得聪明起来

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智能回复是一种类似机器学习的技术,它会对你收到的消息准备三个简短的适当回复。点击一下提供的回复,就会将其添加到回复窗口,您可以在那里发送或写下更多回复。如果你觉得这些建议很烦人,可以通过设置>常规>智能回复>智能回复关闭它们,然后向下滚动保存更改。

同样,Smart Compose会在你输入电子邮件时推荐使用的单词或短语。例如,如果你输入“我希望你”,你可能会看到“Are Well”出现在灰色文本中。如果这是你想说的,按Tab键,Gmail会自动在你的消息中插入“Are Well”。如果这不是你的措辞,继续打字,这个建议就会消失。要关闭此功能,请转到设置>常规>智能撰写>关闭撰写建议,然后保存更改。


18.远程注销

你可以同时从多个设备访问Gmail。有时,当你不想(比如在公共计算机上),或者更糟糕的是,怀疑某人在你背后使用你的账户时,你会保持登录状态(打开多因素身份验证以避免这种情况)。

在桌面上,向下滚动到收件箱底部。在页面底部的小字中,它说的是最后一个账户活动,然后是一个时间。点击其下方的详细信息链接,查看该帐户的所有活动。如果有些东西看起来可疑,就做一次谷歌安全检查,并停用其他设备上的开放会话。


19.按下静音(或打盹)按钮

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将您想要驱逐的电子邮件线程静音。在收件箱中,点击有问题的帖子旁边的复选框,点击顶部的省略号图标,然后选择静音;你也可以右击桌面上的一个帖子,看到带有静音的菜单。这条帖子看起来会消失,但即使有新的邮件进来,它也会保留在存档中。除非您是直接收件人或搜索该邮件,否则您不会在帖子中再次看到任何新邮件。

要将讨论静音一段时间,请右键单击某个主题以查找Snooze。如果您单击它,邮件将从收件箱中消失,并在您指定的时间长度后返回。


20.如何选择所有消息

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要在Gmail中选择标签中的每条消息,只需点击左上角的复选框,对吗?差不多了。选中该框将选择搜索结果第一页上的每一次对话–并且限制为100个条目。如果您希望该标签下的所有内容都在页面上可见或不可见,请选中复选框并查找结果顶部的链接,该链接上写着:选择[标签]中的所有X个对话。


21.依附在一起

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发送附件的第一个诀窍:不要忘记附加它们。值得庆幸的是,Gmail不会弹出一个提醒,如果你的邮件中包含像“我已附加”或“我已包含”这样的短语,而你在没有附加任何内容的情况下点击发送。

您可以将文件从桌面拖放到Gmail邮件中。除非您将文件拖到合成窗格下方的工具栏中,否则图像将嵌入到邮件中。

发送附件限制25MB,佩尔发送了一条Gmail消息。(不过,你可以收到总计50MB的附件。)如果你试图发送的文件太大,它会被转到Google Drive,收件人会得到一个链接。

如果你是Google Drive的忠实用户,连接已经在Google Drive上的项目不仅轻而易举,它们不算在25MB的限制之内。单击合成窗口工具栏中的使用驱动器插入文件图标以拾取要附加的文件。这还可以帮助您了解Gmail阻止的文件类型,例如EXE文件。(有关详细信息,请参阅如何通过Internet发送大文件。)


22.设立代表人

你可以委托其他人分享对你Gmail账户的控制权,无论他们是公司管理员还是你的另一半。在设置>帐户和导入>授予您的帐户访问权限>添加另一个帐户下设置帐户。此人还必须拥有某种类型的谷歌或Gmail帐户–他们的电子邮件地址必须以与您的域名匹配的域名结尾。如果你转到上面的路径,发现那里有一个你没有授权的代表,立即更改你的密码-你很可能被钓鱼了。


23.删除大消息

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如果你几乎用完了谷歌免费提供的15 GB存储空间,而你不想为更多的存储空间付费,删除一些消息。搜索“SIZE:XM”,将x替换为数字。“m”代表兆字节。任何超过10MB大小的邮件都可能有一些很大的附件。把它们保存到你的硬盘上,而不是保存到Google Drive上–那是你和Gmail共享的空间,所以它不会节省空间。


25.将邮件作为附件转发

通常,如果你想给别人看你收到的一封电子邮件,你可以直接转发。很简单。但这并不总是有效的,有时你可能想要发送一堆消息。现在你可以了。选中“多封邮件”旁边的框,单击上面工具栏中的三点菜单,然后选择“作为附件转发”。弹出的撰写窗口将选中您的每一封单独的邮件,并以EML文件的形式附加到收件人可以在他们自己的电子邮件客户端中打开。

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编译:盼盼云笔记

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